Organisation d’événements : et si vous passiez à l’externalisation permanente ?

Organiser des événements d’entreprise, c’est toujours la même histoire. Il faut identifier le « bon » événement, cibler le public souhaité, déterminer le timing optimal, trouver LA bonne agence qui va saisir d’emblée vos problématiques… et bis repetita, pour chaque événement de l’année. Au-delà du temps perdu, des ressources financières englouties et du stress généré, il y a aussi le risque de rater votre coup faute d’avoir choisi le format adéquat, la cible pertinente ou le partenaire idéal. Et si vous changiez complètement d’optique ? Et si vous troquiez ce process fastidieux contre un modèle d’organisation plus souple, efficace et proche de vos besoins ? Ce que Wikevent vous propose, c’est l’externalisation permanente de votre fonction événementielle.

L’externalisation permanente de votre organisation d’événements : disposer d’une agence à demeure

Oui, l’externalisation permanente. En substance : ne plus confier à Wikevent l’organisation d’un événement de temps en temps, mais intégrerl’équipe à votre organigramme pour en faire un acteur à part entière de l’entreprise et de sa stratégie de communication. Tisser un partenariat de long terme plutôt que de nous faire intervenir ponctuellement. Et nous confier l’organisation de vos événements tout au long de l’année. En bref, disposer d’une agence événementielle à demeure.

Ce principe d’externalisation pérenne de la fonction événementielle fait sens lorsqu’une entreprise organise plusieurs événements annuels. Et vous n’y pensez peut-être pas, mais les occasions sont nombreuses de rassembler les collaborateurs : réunions du CoDir, séminaire, convention nationale du réseau de distribution, soirée de Noël et du Nouvel An, incentive de la force de vente, team building RH, etc.

Les avantages de l’externalisation permanente de la fonction événementielle

L’idée de faire d’une agence événementielle un partenaire à part entière de votre entreprise peut sembler surprenante. C’est pourtant une solution riche en avantages :

• Notre expertise est en phase avec vos besoins réels. Parce que nous avançons à vos côtés, nous bénéficions d’une connaissance aiguë de votre stratégie de communication et de vos enjeux – bien plus qu’une agence qui n’intervient que ponctuellement. Non seulement notre implication est totale (comme toujours !) mais notre connaissance approfondie de l’entreprise nous confère un vrai sentiment d’appartenance. Résultat : vous êtes guidé avec plus de pertinence quant au choix du bon événement, du bon public et du bon timing.
• Nous prenons en charge tous vos événements de A à Z, depuis la conception (en tenant compte de vos contraintes et de vos objectifs) jusqu’au suivi de leur impact sur la vie de votre entreprise, en passant par la communication en amont et en aval.
• Vous profitez de notre solide et vaste réseau de partenaires, parmi les plus qualifiés dans leur domaine respectif. Chez Wikevent, nous travaillons depuis des années avec les mêmes prestataires. Nous les avons testés et approuvés au fil des événements que nous avons organisés. Pour cette raison, nous pouvons vous garantir l’accès aux meilleures prestations à tous les niveaux… et aux solutions les plus judicieuses en termes de coûts.
• Vous optimisez vos coûts événementiels. Bien qu’il soit difficile de prévoir un budget fixe longtemps à l’avance (surtout lorsqu’on bâtit des événements sur-mesure), nous pouvons définir une approche budgétaire cohérente pour l’année à venir. Cela, grâce à une visibilité à long terme sur votre planning d’événements à organiser, et à des honoraires d’agence convenus en amont. Cela vous permet d’optimiser vos coûts.
• Vous gagnez en temps et en productivité. En déléguant de façon permanente l’organisation de vos événements à Wikevent, vous ne gaspillez pas vos précieuses ressources : vous pouvez réduire votre équipe projet à sa portion congrue et nous faire entièrement confiance. Conséquence : vous vous concentrez sur ce que vous savez faire le mieux (votre cœur de métier), ce qui se traduit par un gain notable en temps, en productivité et en qualité d’expérience client. Votre image de marque n’en sera que meilleure !

En conclusion, l’externalisation permanente de vos événements auprès d’une agence unique, comme Wikevent, vous permet de bénéficier d’un partenaire qui s’engage sur le long terme, connaît vos besoins sur le bout des doigts, et maîtrise les attentes de vos différents publics. Avec, à la clé, des événements toujours plus qualitatifspour vos collaborateurs et plus pertinents pour atteindre vos objectifs.