Organisation de plusieurs séminaires en ligne : l’exemple de la Société Saretec, spécialisée dans l’expertise en assurance

Comment faire vivre des séminaires en ligne ? Comment dynamiser des réunions pour des participants installés devant leur ordinateur à distance physiquement les uns des autres ? Comment faire en sorte que des liens se créent et que les collaborateurs partagent des émotions ? C’est le challenge qu’a accepté de relever Wikevent.

Le client

La demande émanait d’une importante société spécialisée dans l’expertise en assurance, leader de l’accompagnement des particuliers, la Société Saretec. Forte de 1 500 collaborateurs et présente sur l’ensemble du territoire français, elle a confié à l’agence Wikevent l’organisation d’une petite vingtaine de séminaires en distanciel, chacun réunissant environ 70 à 80 personnes pendant une journée complète.

Les problématiques

Pour ce client, l’organisation d’un séminaire unique, en présentiel, était exclue. Pas à cause du nombre de participants (toute l’entreprise était invitée), mais en raison de trois contraintes :

1. La nécessité de garantir la continuité du contact avec les clients (ce qui supposait de pouvoir compter à tout moment sur des collaborateurs disponibles).
2. L’éclatement géographique des participants (la société ayant des bureaux dans toute la France).
3. L’interdiction des rassemblements dans le contexte sanitaire que l’on connaît (la première prise de contact a eu lieu en novembre 2020, et les séminaires étaient prévus pour le 1^er semestre 2021).

De plus, chaque séminaire devait suivre un programme bien précis. D’abord, une réunion (d’une à deux heures), puis une conférence sur le faire-équipe, animée par un conférencier professionnel. Ensuite, une pause déjeuner animée elle aussi (hors cours de cuisine déjà expérimenté par le passé). Enfin, une activité de team building. Le tout devait avoir lieu sur la plateforme Teams de Microsoft, à la demande du client.

Néanmoins, l’objectif à atteindre restait le même que dans le cadre d’un séminaire traditionnel en présentiel, à savoir : impliquer les participants, favoriser le faire-équipe, et montrer aux collaborateurs qu’ils font partie d’une équipe solidaire et complémentaire, indépendamment de leur métier et de leur lieu de travail.

Les solutions apportées par Wikevent

Pour répondre à ces problématiques, nous avons travaillé sur trois points essentiels : l’implication des participants, l’humanisation de l’événement, et l’accompagnement pour le client.

Impliquer les participants en proposant un événement digital aussi proche que possible de sa version en présentiel

La participation à un événement physique s’accompagne d’un certain nombre de rituels qui favorisent l’implication : on arrive quelques minutes avant la réunion pour déposer ses affaires au vestiaire et prendre un café avec les collègues ; on déjeune tous ensemble ; on échange pendant la réunion ; on débriefe une fois celle-ci terminée ; etc.

Pour veiller à l’implication des collaborateurs, nous avons donc organisé chaque séminaire en transposant en ligne ces « moments partagés ». Dans ce but, nous avons mis en place :

• un « café d’accueil » 30 minutes avant le début de la réunion pour permettre aux participants de s’installer virtuellement (lancer l’application, vérifier le fonctionnement du micro et des enceintes, échanger avec les collègues, etc.) ;
• des animations, au choix, pour créer du lien entre les participants (l’une d’elles consistait à montrer la vue depuis ses fenêtres, à l’aide de la caméra de l’ordinateur, et de partager un peu de sa réalité et de son quotidien à la maison) ;
• des animations pendant le déjeuner (challenges culinaires et autres jeux collaboratifs) ;
• des leviers d’interactivité pendant les interventions (réunion et conférence), avec nuages de mots et questionnaires, afin de les rendre plus vivantes et ludiques ;
• une activité team building à la carte (Escape Game, blind test musical, multi-quiz, création d’une playlist « régionale », etc.) ;
• La réalisation d’une photo d’équipe via l’assemblage de tous les selfies recueillis pendant la journée de séminaire ;
• un débriefing, suite à la conclusion du directeur régional, sous la forme d’une question : « que retenez-vous de cette journée ? ».

Humaniser l’événement et créer des souvenirs communs

Toutes ces activités avaient pour but de pousser les participants à interagir entre eux, à apprendre à mieux se connaître, à se (re)découvrir dans un cadre plus intimiste, et in fine à créer des souvenirs communs.

Dans un contexte difficile, avec des collaborateurs en télétravail et une absence quasi-totale de liens professionnels en présentiel depuis plusieurs mois (sans parler de l’impossibilité de faire des choses autrefois aussi simples que de partager un repas au restaurant avec ses collègues), ces séminaires en comité restreint ont apporté aux participants une vraie valeur ajoutée.

De plus, nous avons fait en sorte que chaque événement se différencie des autres, en permettant à chaque directeur régional de choisir les animations à proposer aux collaborateurs. Il était ainsi possible de surprendre les participants grâce à des contenus différents des précédents séminaires.

Proposer un accompagnement de A à Z pour simplifier la vie du client

Enfin, nous nous sommes attachés à prodiguer au client un accompagnement complet, à la fois pour l’organisation et pour le déroulement de chacun des dix-huit séminaires régionaux. L’agence s’est occupée de créer les contenus, d’animer chaque événement et de gérer les participants (invitations, relances, envoi des formulaires de participation aux différentes animations, etc.).

Le bilan

Suite aux séminaires, nous avons reçu des retours très positifs de la part des participants. Alors que de nombreux collaborateurs se montraient réticents à l’idée d’assister à cet événement en ligne, tous ont reconnu après coup avoir passé un excellent moment dont ils se souviendront longtemps. Mieux encore : ils ont eu l’impression de passer réellement la journée avec leurs collègues… comme autrefois !

Et du point de vue du client commanditaire de ces événements, objectif atteint également bien entendu, avec, cerise sur le gâteau, un rapport bénéfices/ coûts hyper optimisé.

Et si vous aussi vous tentiez l’expérience d’une journée de séminaire à distance reprenant tous les codes du séminaire traditionnel ?
Vous souhaitez en apprendre davantage ? N’hésitez pas à nous appeler et nous réfléchirons ensemble aux solutions à mettre en place.

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